Manuale di PlanIG

1.1

Introduzione

PlanIG è un software di pianificazione delle attività di segreteria di un amministratore di condominio che soddisfa i requisiti evidenziati nella UNI 10801 "Certificazione degli Amministratori di condomini ed immobili".

PlanIG è un programma progettato per gestire sia attività di segreteria che pratiche specifiche di uno studio di amministrazione di condominio come ad esempio le telefonate intercorse con i fornitori ed i condòmini, i sopralluoghi, le manutenzioni periodiche, le richieste di preventivo, l’invio di fax o e-mail, la documentazione ricevuta come le fotografie di sinistri, le valutazioni tecniche, il regolamento di condominio.

Schema di una attività

Come vediamo dallo schema sopra le attività gestite da PlanIG sono attività arricchite di informazioni che una normale agenda non riuscirebbe a gestire efficacemente, una attività infatti è collegata ad uno Stabile (condominio, multiproprietà etc) ad un numero variabile di amministrati ed eventualmente a dei fornitori.

Le attività, che sono quindi la base su cui il programma lavora, sono riportate nell’agenda elettronica da dove è sempre possibile seguirne lo stato di avanzamento ed il completamento nei tempi stabiliti. Schema di una pratica

Le attività di segreteria possono essere parte di una pratica, cioè di un contenitore dove vengono elencate in ordine cronologico tutte le attività necessarie al completamento di un progetto non rappresentabile con una singola attività.

Un esempio potrebbe essere la denuncia e richiesta danni di un sinistro e tutte le attività che ne scaturiscono.

Quanto salvato nell'agenda in termini di attività e pratiche è sempre consultabile con filtri avanzati per stabile, fornitore, amministrato, intervallo temporale etc.

PlanIG lavora sia in modalità autonoma, per amministratori che non hanno RipartoIG, sia collegato con RipartoIG da dove attinge le informazioni degli stabili, degli amministrati, dei fornitori.

Nota

La modalità collegata con RipartoIG viene chiamata “consolidata” da PlanIG, quella indipendente da RipartoIG viene denominata “autonoma”.

1.2

Installazione

La procedura di installazione presenta due opzioni legate alla modalità di utilizzo di PlanIG:

  • Modalità consolidata: PlanIG si interfaccia nativamente con RipartoIG da dove attinge le anagrafiche degli stabili, degli amministrati, dei fornitori per la compilazione di attività e pratiche.
  • Modalità standalone: PlanIG non viene interfacciato a RipartoIG e pertanto le anagrafiche dovranno essere aggiunte manualmente. E’ una funzionalità destinata ad amministratori che non utilizzano per la contabilità condominiale RipartoIG.
prima schermata di installazione con richiesta della modalità

Se è stata scelta la modalità Consolidata, il modulo di installazione crea la cartella PlanIGS contenente gli archivi e la cartella PlanIGC contenente le impostazioni ed infine crea sulla scrivania l’icona di PlanIG.

Non è necessario specificare la cartella di destinazione di PlanIG e la posizione della cartella di RipartoIGS se è stata scelta la modalità consolidata.

Per la modalità Standalone occorre indicare dove installare gli archivi di PlanIG.

L’installazione sui successivi client verifica se è già presente una macchina server, e se la trova, si configura per dialogare con il Server e crea la cartella locale PlanIGC e l’icona sulla scrivania.

Scelta credenziali di PlanIG

seconda schermata di installazione con richiesta di creazione dell'utente

Il primo soggetto che installa PlanIG è per impostazione predefinita l’amministratore del programma ed ha la facoltà di aggiungere altri utenti, di impostare i parametri per l’invio della posta ordinaria o certificata, di pianificare il backup degli archivi ed ogni altra attività di manutenzione; quindi in una realtà con più collaboratori è il soggetto che gestisce i parametri di ciascun collaboratore.

Per poter procedere è necessario inserire tutti i 4 parametri indicati nella maschera.

Scelta gruppo di lavoro di PlanIG

Nella stessa rete vi potrebbero essere amministratori differenti che utilizzano PlanIG con archivi separati, il gruppo permette di distinguerli.

Nella maggior parte dei casi basterà inserire un nome semplice come STUDIOXXXX su tutte le postazioni per fare in modo che tutte le postazioni si riconoscano come appartenenti alla stessa rete.

La versione libera di PlanIG essendo utilizzabile su un solo computer ignorerà questo campo.

Nota

L’amministratore indica, e registra, in questa fase, il nome del gruppo di lavoro che deve essere ripetuto uguale al momento dell’installazione di eventuali successivi client.

terza schermata di installazione con richiesta di un nome per il gruppo

Scelta attivazione con codice o prova del software

Nell’ultima fase di installazione viene richiesto l’inserimento del codice di attivazione. Il codice di attivazione, che viene fornito dall’assistenza, consente di utilizzare in maniera completa PlanIG.

quarta schermata di installazione con richiesta codice licenza

Nota

La versione libera, che non richiede l’attivazione, non ha limitazioni temporali ma limita l’utilizzo ad un solo terminale in mono-utenza con un numero massimo di 50 attività e 20 pratiche.

1.3

Gestione Account Utente

Nel sottomenu "Strumenti" -> “Gestione Utenti” si potranno gestire gli utenti, PlanIG infatti permette di accedere e lavorare contemporaneamente a più utenti.

Menu

Gli utenti di PlanIG sono indipendenti dagli utenti di Windows, quindi un collaboratore con un suo account di PlanIG potrà lavorare su qualsiasi macchina in cui è installato PlanIG nell'ufficio.

Ogni utente deve quindi autenticarsi all'avvio per poter accedere alle funzionalità di PlanIG come mostrato in figura.

schermata di login

Come abbiamo visto l’installazione di PlanIG richiede la creazione di un utente amministratore il quale, a differenza degli altri utenti standard di PlanIG, è in grado di creare nuovi utenti e di modificare i dati degli altri utenti oltre al proprio.

La richiesta di una e-mail come identificativo dell'utente è dettata sia da ragioni di sicurezza che di funzionalità permettendo di ripristinare una password dimenticata con una notifica nella propria casella di posta elettronica.
Non è tuttavia essenziale inserire un indirizzo di e-mail esistente ma semplicemente valido (quindi contenente lettere separate da @ e da un dominio internet).

L’amministratore avrà facoltà di inibire l’acceso a collaboratori e di ripristinare o cambiare le loro password.
Nella fase di installazione viene quindi richiesta la creazione di un primo utente amministratore iniziale in modo da evitare di chiudersi fuori dal programma.

Un utente standard (non amministratore) potà modificare soltanto i suoi dati come mostrato in figura.

Menu

Un amministratore può creare altri utenti e renderli amministratori, non è consentito tuttavia rimuovere l'ultimo utente amministratore presente, questo per garantire che vi sia sempre almeno un amministratore.

Nota

La versione libera, che non richiede l’attivazione, non ha limitazioni temporali ma limita l’utilizzo ad un solo terminale in mono-utenza con un numero massimo di 50 attività e 20 pratiche.

1.4

Gestione Posta Elettronica

Nel sottomenu "Strumenti" -> “Gestione Utenti” vi sono due bottoni denominati "Impostazioni E-mail" e "Preferenze E-mail" che permettono di configurare la posta elettronica. Queste impostazioni si trovano all'interno della gestione degli utenti perchè sono impostazioni specifiche di ogni utente di PlanIG che avrà quindi le sue impostazioni e preferenze per la sua email.

Privacy

Selezionando quindi un utente e premendo "Impostazioni E-mail" è possibile impostare i parametri di posta per quell'utente.

Generalmente i parametri di configurazione della posta sono forniti dal gestore della posta oppure sono ricercabili sul web.

Se il gestore è tra quelli presenti dal menu a tendina in alto (che contiene i gestori di posta più comuni) è possibile selezionarlo così da avere alcuni parametri preconfigurati correttamente.

Configurazione standard e-mail

Ogni utente può avere un solo account di posta elettronica, non è cioè ammesso avere, per lo stesso utente, più profili di posta elettronica.

Se fosse necessario inviare sia con posta elettronica ordinaria che con PEC si dovranno aggiungere dal menu "Strumenti" -> “Gestione Utenti” due utenti, uno per la posta ordinaria ed uno per quella certificata.

La sezione "Preferenze E-mail" consente di impostare le preferenze dell'account email impostato precedentemente.
Attualmente le preferenze dell'account email sono la firma predefinita da includere nelle comunicazioni di posta e l'opzione di ricevere sempre una notifica di ricezione per tutta la posta elettronica inviata.

La firma può essere inserita con un piccolo editor di testi con funzioni di copia, incolla e formattazione del testo.

Editor di posta

Utilizzando la funzione di copia si può ad esempio copiare una informativa della privacy, incollarla nell’editor, aggiungere il nome dello studio, l’e-mail ed infine formattare il testo con l’attributo di corsivo (Italic) ottenendo il risultato evidenziato in figura.

Formattazione Posta

Come anticipato spuntando l'opzione "Notifiche di Lettura" - "abilita per tutta la posta in uscita" si andrà ad abilitare di default la notifica di lettura per i messaggi inviati.

Nota

La "notifica di lettura" è una preferenza che verrà abilitata di default per ogni messaggio ma che può essere disabilitata al momento dell'invio.

1.5

Sincronizzazione con archivi di RipartoIG

Al primo avvio di PlanIG è necessario richiedere la sincronizzazione con gli archivi di RipartoIG, funzione che deve essere avviata manualmente ogni qualvolta vi siano modifiche importanti alle anagrafiche di RipartoIG.

La funzione di allineamento dei dati di PlanIG con quelli di RipartoIG può essere richiesta da qualunque client sezionando l’opzione corrispondente dalla barra dei menu; il tempo di allineamento è correlato con la dimensione degli archivi di RipartoIG.

Opzione sincronizza

La sincronizzazione avviene sempre da RipartoIG a PlanIG e non in senso inverso, se si vuole quindi variare una anagrafica inserita in RipartoIG si dovrà modificarla da RipartoIG e quindi allineare PlanIG a RipartoIG con il pulsante sincronizza.

Le nuove anagrafiche create in PlanIG non verranno mai importate in RipartoIG.

Nota

La funzione di sincronizzazione è abilitata soltanto per la modalità consolidata, quella standalone non utilizzando gli archivi di RipartoIG non necessità di sincronizzarsi.

1.6

Utilizzo del Calendario

Il calendario, si apre per impostazione predefinita in modalità mensile.Le funzioni a lato consentono di scorrere il calendario , o in alternativa di selezionare una determinata data

Visione mensile calendario

E’ possibile passare alla visualizzazione settimanale o giornaliera; Se la visualizzazione settimanale o giornaliera risulta troppo piccola è possibile ingrandirla selezionando la lente d’ingrandimento posta a lato dell’agenda.

menu attività

L’attività, così come lo dice la parola stessa, rappresenta un lavoro da svolgere e da ricordare nell’agenda elettronica di PlanIG che può essere saltuario, ripetitivo o essere parte di una pratica, cioè di un contenitore di molteplici attività da svolgere in sequenza così da tener traccia di tutto quello che viene fatto e nel contempo avere la possibilità di una documentazione dettagliata per il condominio. Vedremo che la pratica può contenere anche allegati di qualunque tipo.

Per aggiungere nuove attività è sufficiente premere il tasto sinistro del mouse sul simbolo corrispondente oppure un doppio click su un giorno specifico dell’agenda.

Come primo esempio immaginiamo di pianificare l’attività di revisione dell’ascensore del condominio Cimabanche e immaginiamo che questa attività debba essere ricordata annualmente

finestra attività

Senza entrare nel dettaglio delle singole opzioni, la cui esplorazione la lasciamo al lettore, la funzione modifica consente di accedere alle anagrafiche di RipartoIG per indicare chi sono i soggetti interessati all’attività; con l’unica eccezione dell’immobile, i soggetti possono essere più di uno come più fornitori e più amministrati. Una volta apportate le modifiche, la funzione “salva” consente di archiviare l’attività nell’agenda di PlanIG.

Da ultima la funzione che consente di collegare soggetti all’attività è predisposta con una funzione di filtro, evidenziata in rosso che consente di rendere più semplice ed immediata la ricerca di detti soggetti. Se l’attività viene assegnata ad una pratica esistente, eredita da quella pratica i parametri immobile, amministrati e fornitori

Aggiunta fornitore ad una attività

La funzione “rimuovi” elimina dall’attività singoli soggetti.

Mentre aggiungere fornitori all’attività è immediato, aggiungere amministrati di uno stabile richiede di impostare il filtro per immobile.

Aggiunta amministrato ad una attività

L’opzione “notifica” consente di notificare in anticipo, quindi preavvisare di attività in arrivo.

Bottone notifiche attività
1.7

Attività e Ricorrenze

L’attività come abbiamo visto può avere delle ricorrenze e delle frequenze che possono essere impostate da una maschera specifica.

Le ricorrenze dovrebbero essere intuitive seguendo la logica comune, è comunque consigliato eseguire delle prove per comprenderne precisamente il funzionamento.

Finestra frequenza attività

L’attività inoltre può essere ricordata prima e dopo della sua data ed ora di inizio.

Le notifiche in corso appaiono in una finestra che si apre a secondo della programmazione impostata, oppure cliccando l'apposito bottone "Notifiche Attività"

E' possibile impostare per una stessa attività più notifiche (ad esempio 6 giorni prima, un ora prima, 5 minuti prima).

L’elenco delle notifiche scadute è riportato nella finestra notifiche che appare cliccando l’opzione della barra degli strumenti “notifiche attività” e quindi "Completate".

Finestra notifiche attività

Lo stato attività viene riportato in agenda con colori diversi per una visione più semplice ed immediata nel calendario dello stato delle attività.

Finestra notifiche attività

Per modificare i colori di default degli stati attività come ad esempio aggiungere un "Urgente" di colore rosso, accedere al menu Strumenti -> tipi predefiniti -> Stati Attività oppure selezionare l’opzione "Tipi predefiniti" dalla barra degli strumenti

Per modificare un’attività è sufficiente evidenziarla con il mouse e quindi premere due volte in successione il tasto sinistro del mouse o in alternativa, sempre dopo averla evidenziata, premere il tasto destro del mouse: in quest’ultimo caso compare un menu a tendina con opzioni che consentono anche di creare un documento pdf dell’attività.

Menu attività con tasto destro del mouse

In dettaglio:

  • Modifica: per modificare i parametri dell’attività;
  • Elimina: per eliminare un’attività; se ricorsiva elimina tutte le ricorsività;
  • Cancella solo uno: nel caso di attività ricorrenti, cancella solo l’attività selezionata
  • Cancella tutte: nel caso di attività ricorrenti, cancella tutte le ripetizioni dell’attività
  • Visualizza PDF: visualizza e permette di stampare il dettaglio dell’attività ad esempio per poterla inviare tramite posta elettronica al fornitore
Bottoni di visualizzazione mensile settimanale e giornaliera

L’opzione Vista sulla barra orizzontale, come è già sottolineato, visualizza il calendario per mese, giorno o della settimana corrente.

Qualunque tipo di attività, ricorrente o non, può essere spostata ad altro giorno con la funzione di trascinamento, cioè evidenziandola e tenendo premuto il tasto sinistro del mouse;

Le attività, non solo possono essere spostate di giorno con il trascinamento (tenendo premuto il tasto sx del mouse e spostando l’attività) ma anche allungate o accorciate (modificando la durata dell’attività), il doppio click del mouse apre il dettaglio dell’attività.

Vista settimanale

Si noti che per spostare l’orario dell’impegno occorre attivare la visualizzazione settimanale, mentre per spostare l’impegno ad altro giorno, mantenendo però l’orario inalterato è sufficiente anche la visualizzazione mensile.

Le attività ricorrenti, prive di orario, sono evidenziate in un riquadro in testa alla visualizzazione settimanale.

La funzione “zoom”, la lente, nell’angolo superiore sinistro, consente di ingrandire o ridurre la visualizzazione del calendario.

In PlanIG è possibile pianificare il ripetersi di un evento con cadenza settimanale, mensile, ..., annuale da ripetere N volte, fino ad una certa data o per sempre.

Nota

Le attività ricorrenti riportano accanto alla scadenza un numero che indica se trattasi della prima o della n-esima ricorrenza.

Tipi predefiniti attività

Può accadere, che fra i parametri disponibili per descrivere il “tipo di attività” o lo “stato di attività”, non sia presente una particolare voce e quindi si renda necessario aggiungerlo: è quindi possibile accedere in strumenti -> "Tipi predefiniti" e specificare nuove tipologie di attività e stati dell’attività

Tipi predefiniti

Come al solito il campo sopra gli elementi elencati serve per applicare un filtro di ricerca, qualora l’elenco contenesse molte voci. L’opzione a lato della maschera, consente di aggiungere una nuova voce, di modificare o eliminare voci esistenti.

Nota

L’eliminazione di uno stato è ammessa solo e solo se quella voce non è mai stata utilizzata in qualche attività.

Gestione tipi predefiniti
1.8

La pratica

Bottone Pratiche

La pratica è un contenitore di attività e allegati che ha lo scopo di documentare facilmente l’impegno per una richiesta d’intervento come l’apertura di un sinistro o altre pratiche che richiedono la gestione cronologica di attività.

Le applicazioni in questo ambito, come è facile intuire, sono strettamente legate al modus operandi dell’amministratore di condominio e se quest’ultimo desidera documentare il lavoro svolto ad esempio all’assemblea annuale dello stabile. Nel frontespizio della pratica vengono indicati: lo stabile, gli amministrati, i fornitori.

Finestra Pratica

Se l’attività è parte di una pratica acquisisce automaticamente i parametri del frontespizio della pratica. In altre parole, l’attività di una pratica ha come dati autonomi, il nome assegnato, la data di apertura, di chiusura, lo stato (aperta, chiusa, in corso, sospesa, ..), il tipo (telefonata, fax, lettera ..) e il campo di descrizione; non possono cioè essere assegnati amministrati, fornitori o stabili.

Come primo passo creiamo una nuova pratica selezionando Pratica dalla barra degli strumenti e assegnando come nome ” Pratica di denuncia sinistro” del condominio ” Cimabanche”.

Aggiunta Pratica

Click su pratiche, quindi su aggiungi

Aggiunta Immobile Pratica

L’opzione aggiungi un immobile elenca in una successiva finestra gli immobili letti da RipartoIG, se PlanIG è integrato con RipartoIG, diversamente elenca gli immobili inseriti manualmente. Per effettuare una ricerca veloce è sufficiente digitare una sequenza di caratteri contenuti nel nome dell’immobile; nell’esempio abbiamo digitato “ban” e l’elenco mostra l’immobile “Cimabanche”

Alla pratica è consentito associare un solo immobile, ma molteplici fornitori, molteplici amministrati e molteplici allegati.

Vediamo come associare più amministrati:

Aggiunta Amministrati alla Pratica

Selezionando aggiungi alla riga amministrati compare una maschera di selezione, dove è possibile associare alla pratica più amministrati.

Nota

E’ possibile selezionare in un colpo solo, con il tasto “Ctrl”, più amministrati contemporaneamente.

Il tasto aggiungi aggiunge l’elenco selezionato alla scheda della pratica. Per eliminare amministrati dalla pratica occorre richiamare la scheda in parola, selezionare gli amministrati da rimuovere e quindi “Rimuovi” e “OK”

Con la medesima procedura appena vista è possibile aggiungere alla pratica più fornitori, che quindi diventano i fornitori associati alla pratica.

Da ultimo, nella sezione della finestra “allegati” è possibile aggiungere allegati di qualunque tipo alla pratica come fotografie, preventivi etc etc.

Gli allegati importati diventano immediatamente parte della pratica e vengono archiviati negli archivi di PlanIG.

Evidenziando un allegato con tasto destro del mouse si apre un menu a tendina che consente di aprire il documento per poterlo stampare, modificare o eliminare.

Per associare attività ad una pratica è necessario aprire una attività ed invece di selezionare soggetti, come amministrati e fornitori occorre selezionare l’opzione pratica, i soggetti verranno ereditati da quest'ultima

Aggiunta Pratica ad una attività

Nota

Selezionando una pratica, l’attività ne eredita l’immobile e i soggetti amministrati e fornitori. Se per errore viene sezionato un immobile, amministrati o fornitori, quell’attività non può far parte di una pratica; occorre cancellare questi ultimi parametri per rendere nuovamente disponibile il parametro pratica.