Vi sono due costanti nel lavoro di un amministratore che occupano una parte significativa del suo tempo ma che spesso vengono sottovalutate o considerate di poco conto magari perchè demandate alla segreteria:

• l'inserimento delle fatture
• l'invio di missive agli amministrati

Spesso il lavoro dell'amministratore viene percepito come incentrato principalmente sulle riunioni di condominio, sulla ripartizione delle spese e sull'assistenza agli amministrati ma una parte considerevole di tempo, almeno per quanto riguarda la gestione software dell'ufficio, si incentra sulle due attività sopra, ovvero la corretta catalogazione delle fatture e l'invio di documentazione cartacea.

L'acquisizione delle fatture si sta adeguando solo negli ultimi anni ad una gestione informatica (vedi il nostro nuovo modulo per la "Fatturazione Digitale ENEL Gas ed Energia Elettrica") e probabilmente in futuro subirà ulteriori evoluzioni che permetteranno veramente di automatizzare ogni acquisizione in maniera automatica.

L'invio delle missive però è un altro aspetto che ha subito notevoli sviluppi negli ultimi anni a seguito anche della cosidetta "Liberalizzazione del servizio postale".

Facciamo quindi un passo indietro: il processo di liberalizzazione del settore postale (a seguito delle direttive dell’Unione europea 97/67/CE, 2002/39/CE, 2008/6/CE), è iniziato nel lontano 1994 prima con il passaggio di competenze dal Ministero delle Poste e delle Telecomunicazioni all'ente pubblico Poste Italiane e poi con il passaggio di quest'ultima da ente pubblico a società per azioni.

Gradualmente il mercato è stato aperto quindi alla concorrenza di nuovi operatori confermata dal decreto legislativo n. 58 del 2011.

Questo nuovo mercato competitivo creatosi a seguito della liberalizzazione del servizio postale fa sì che l'amministratore possa ora rivolgersi a più realtà commerciali che garantiscono un servizio pari o anche superiore a quello delle Poste Italiane permettendo di ottimizzare sia i costi che i tempi di elaborazione della posta da parte dell'amministratore.

In definitiva quindi la stampa dei documenti condominiali, il loro imbustamento, la stampa delle etichette dei destinatari, la presentazione all'ufficio postale, la compilazione della distinta ed archiviazioni della medesima a fini documentativi possono essere semplificati ora in un unico invio telematico dei medesimi ad INVE Consulting che tramite vettori specializzati garantirà il corretto recapito delle missive.

Il risultato dell'utilizzo della postalizzazione è non solo un servizio più rapido ed efficiente (niente coda alle poste, niente inceppamento della stampante etc) ma anche un risparmio al quadrato dell'amministratore che non solo risparmierà sul tempo di produzione delle missive da parte della segretaria ma anche sul costo crudo di spedizione che varierà a seconda del vettore e sarà sempre concorrenziale rispetto a quanto finora offerto da Poste Italiane.

Preparatevi quindi a nuovi emozionanti sviluppi nel campo delle spedizioni cartacee dal software RipartoIG.

Per avere informazioni su costi e condizioni vi consigliamo di contattare il nostro servizio assistenza.