Cosa sia nella pratica un verbale di assemblea condominiale dovrebbe essere chiaro a tutti, ma come e perchè debba essere compilato potrebbe riservare delle sorprese.

Innanzitutto il verbale di assemblea è previsto dall'articolo 1136 del codice civile:

„Delle deliberazioni dell'assemblea si redige processo verbale da trascriversi in un registro tenuto dall'amministratore.“

Tale breve e concisa citazione non chiarisce però di cosa consista questo registro che per comodità e chiarezza chiameremo sembre „verbale di assemblea“: dovremo quindi cercare riferimenti normativi altrove.

Nell'articolo 1130 al punto n. 7 del codice civile, troviamo nuovamente un riferimento al verbale di assemblea tra le mansioni dell'amministratore:

„7) curare la tenuta del registro dei verbali delle assemblee, del registro di nomina e revoca dell'amministratore e del registro di contabilità. Nel registro dei verbali delle assemblee sono altresì annotate: le eventuali mancate costituzioni dell'assemblea, le deliberazioni nonché le brevi dichiarazioni rese dai condomini che ne hanno fatto richiesta; allo stesso registro è allegato il regolamento di condominio, ove adottato. Nel registro di nomina e revoca dell'amministratore sono annotate, in ordine cronologico, le date della nomina e della revoca di ciascun amministratore del condominio, nonché gli estremi del decreto in caso di provvedimento giudiziale. Nel registro di contabilità sono annotati in ordine cronologico, entro trenta giorni da quello dell'effettuazione, i singoli movimenti in entrata ed in uscita. Tale registro può tenersi anche con modalità informatizzate;“

Quindi fino a qui abbiamo capito che:

• 1. è necessario redigere un registro dei verbali di assemblea
• 2. il verbale di assemblea può contenere annotazioni sulle mancate costituzioni dell'assemblea
• 3. il verbale di assemblea può contenere annotazioni sulle delibere
• 4. il verbale di assemblea può contenere brevi dichiarazioni dei condòmini (su richiesta di questi ultimi)
• 5. il registro dei verbali di assemblea può anche tenersi con modalità informatiche

Essendo i punti 1,2,3,4,5 tutti opzionali, per assurdo un verbale potrebbe essere praticamente vuoto e non contenere nessuno dei contenuti previsti dalla norma, per assurdo la forma „si redige“ dell'articolo 1136 c.c. non vincola nemmeno alla redazione del verbale come invece farebbe una riformulazione „è fatto obbligo di redigere“.

Chiaramente ogni norma è passibile di interpretazione quindi è consigliabile considerare i punti dall'1 al 5 come dei „è fortemente consigliato“.

Non essendoci altri riferimenti normativi al verbale di assemblea condominiale procederemo da qui in poi con una interpretazione per analogia con il „verbale dell’udienza del processo civile“ previsto dagli articoli 126 e 130 del codice di procedura civile, tale interpretazione potrebbe essere adottata anche in sede processuale quindi seguire questa interpretazione dovrebbe mettervi ancora più al sicuro da eventuali recriminazioni.

Secondo questa analogia quindi, il verbale di assemblea condominiale deve essere una fedele trasposizione per iscritto di ogni momento degno di interesse dell’assemblea condominiale. In questo verbale verranno quindi annotate non solo le deliberazioni adottate dalla maggioranza e quelle non adottate per mancanza di quorum, ma anche tutti gli accadimenti che si verificano durante la riunione e che possono essere pertinenti con la stessa (ad esempio l’annotazione di uscita o entrata di un partecipante, la dichiarazione rivolta all’amministratore da un condòmino, l’intervento personale di un delegato). Saranno poi sempre annotate la data, l'ora di inizio, l'ora di fine, il luogo e la sede dell'assemblea, il condominio amministrato, l'amministratore, l'ordine delg iorno nonchè i nominativi dei presenti e degli assenti e di eventuali soggetti delegati.

Infine alleghiamo un modello di verbale di assemblea chepotrebbe servirvi come modello (in formato LibreOffice/OpenOffice e PDF)

http://www.inve.it/upload/verbale di assemblea condominiale.odt

http://www.inve.it/upload/verbale di assemblea condominiale.pdf