Manuale di RipartoIG

1.1

La struttura del condominio

La struttura del condominio è uno strumento pensato per descrivere l'organizzazione del condominio sia fisica che logica al fine di migliorare le funzioni di interrogazione analisi e registrazione delle spese.

L’idea nasce da questa considerazione: com’è possibile estrapolare i dati di una parte del condominio?
Ad esempio filtrare i dati del Palazzo A, Scala 1? Oppure Palazzo A, Scala 1, Appartamenti?
Oppure definire una regola che consente di attribuire alcune spese solo al Palazzo A scala 1 con la tabella millesimale di proprietà, quindi con riferimento alla struttura del disegno, sia agli uffici che agli appartamenti?
E’ possibile inoltre stampare un elenco delle sole fatture relative alla scala 1 suddivise per conto (nella terminologia di RipartoIG questo documento si chiama Conto Economico) oppure stampare la ripartizione delle spese con i totali per scala. (questo documento si chiama Rendiconto)

L'organizzazione della struttura la decide l'amministratore di condominio.

Possono essere applicati filtri, cioè interrogazioni dettagliate per parti di condominio coerentemente con le esigenze contabili.


Oppure per impostare regole di ripartizione automatiche e non pensarci più per tutta la vita del condominio.

1.2

Spostare le unità immobiliari, cambiare l'ordine, rinominarle

La struttura è il modulo di RipartoIG che consente, all'amministratore di condominio, di descrivere il fabbricato in forma logica o fisica.


Le unità immobiliari siano essi negozi, appartamenti, uffici, garage, cantine, vengono assegnati ad una posizione nella struttura. Ad esempio al blocco Clementina, scala A, uffici.


L'unità immobiliare può essere spostata "al volo" in una nuova posizione della struttura senza compromettere minimamente i conteggi.


La struttura può essere ampliata in qualsiasi momento.

Le unità immobiliari possono essere sempre spostate, riordinate e rinominate.


1.3

I modelli di condominio

Inserire un nuovo condominio comporta parecchio lavoro di impostazione del piano dei conti, delle tabelle millesimali e di consumo, dello schema di calcolo e spesso lo schema adottato dall'amministrazione di condominio ricalca impostazioni di altri condomini.

RipartoIG contempla la creazioni di modelli da prendere come riferimento con l'inserimento di un nuovo condominio.

La creazione del modello parte da un condominio esistente e copia tutte le impostazioni di base.


Con la creazione di un nuovo condominio è possibile crearlo ex nuovo o prendere un modello di condominio tra quelli archiviati.


1.4

Il piano dei conti

Il piano dei conti è il "centro di controllo" da dove attingere le informazioni per eseguire i conteggi e le ripartizioni secondo regole definite dall'amministratore di condominio.

RipartoIG contempla soluzioni rigorose per i conteggi offrendo nel contempo all'amministratore di condominio una spiccata flessibilità decisionale per poter adattare RipartoIG a concreti casi pratici.

Il "centro di controllo" di ogni conto è il punto di riferimento primario che il motore di RipartoIG utilizza per l'analisi e il calcolo dei conteggi.


Nel "centro di controllo" di ogni conto vengono definite tutte le regole per il calcolo dei conteggi come la modalità di calcolo per consumi o a millesimi, il periodo di competenza per il conteggio dei subentri.


Senza la necessità di duplicare conti del piano dei conti è possibile impostare agevolmente regole separate tra consuntivo e preventivo.


Il "centro di controllo" di ogni Conto del piano dei conti consente di impostare accordi specifici tra singoli soggetti della medesima unità immobiliare, come differenti ripartizioni e riduzioni di spesa con regola nominale o regola  effettiva o di escludere una o più unità immobiliari dai conteggi.


1.5

I capitoli di spesa

I capitoli di spesa sono strutture atte a ospitare conti effettivi con l'obiettivo di organizzare in modo omogeneo il piano dei conti di RipartoIG.

Non hanno funzione di ripartire i conteggi, perché questa caratteristica è affidata ai conti di RipartoIG; sono solo contenitori di conti.


L'assegnazione dei conti ai capitoli si può fare direttamente nel modulo di gestione dei capitoli di spesa.


Senza la necessità di duplicare conti del piano dei conti è possibile impostare agevolmente regole separate tra consuntivo e preventivo.


1.6

Automatismi per velocizzare le scritture contabili

Le scritture contabili rappresentano l'aspetto amministrativo più delicato  in quando richiedono attenzione e precisione per non commettere errori che potrebbe essere oneroso individuare successivamente.

RipartoIG contempla automatismi contabili per velocizzare le registrazioni e nel contempo per ridurre sensibilmente la possibilità di errore.

I "conti virtuali" rappresentano l'automatismo che suddivide la registrazione contabile in più conti con criteri e regole predisposti dall'amministratore di condominio


Le "utenze" sono automatismi più raffinati che selezionano automaticamente condominio, fornitore, conto virtuale o conto effettivo.


Registrare "al volo" una fattura in più conti o conti virtuali e nel contempo registrare anche il relativo pagamento al fornitore e chiudere con un unico movimento la partita.


Gli automatismi vengono analizzati dal motore di RipartoIG quando vengono richiesti i tabulati di rendicontazione; la registrazione contabile rimane "intatta" qualunque sia l'automatismo adottato. Per correggere un documento è sufficiente richiamarlo ed apportare le opportune correzioni; RipartoIG in tempo reale aggiorna i tabulati di rendicontazione


1.7

Dal bilancio di previsione al tabulato rate

La preparazione del bilancio di previsione o prospettico è una fase delicata perché determina la necessità di liquidità per il successivo esercizio.

RipartoIG comprende strumenti raffinati che aiutano l'amministratore di condominio a capire qual'è il miglior bilancio di previsione e in funzione delle necessità finanziarie mensili del condominio, qual'è il miglior tabulato rate.

La previsione si avvale dei dati finanziari storici del condominio per proporre il bilancio prospettico più plausibile, che può successivamente essere modificato manualmente in funzione di considerazioni tecniche e contabili.



L'analisi delle esigenze finanziarie mensili aiuta l'amministratore di condominio a capire come meglio pianificare le rate condominiali.


Il tabulato rate è il risultato del processo di analisi sia del bilancio prospettico che delle esigenze finanziarie mensili che successivamente può essere modificato manualmente dall'amministratore di condominio.


1.8

Il Conto Economico

Il conto economico è il modulo di RipartoIG che elenca a video e coerentemente in stampa l'elenco delle fatture sostenute nell'esercizio presentate con uno schema e una logica scelta dall'amministratore di condominio e variabile da condominio a condominio.

E' possibile produrre un tabulato sintetico, con i totali di conto e di mastro (che nel linguaggio di RipartoIG si chiama Capitolo di Spesa).


Oppure un tabulato analitico con il dettaglio di tutte le scritture contabili.


Oppure parzialmente analitico con il livello di dettaglio desiderato.


É possibile richiamare il preventivo fatto a inizio bilancio, confrontare il consuntivo con il preventivo, produrre il tabulato per le detrazioni fiscali.



Stampare come visualizzato, inviare tramite email le dichiarazioni individuali per le detrazioni fiscali.



Il tutto in modo intuitivo nello stesso modulo.

Produrre il conteggio dettagliato analitico di ogni singolo soggetto amministrato.


1.9

Il rendiconto

Il rendiconto è il tabulato che riassume in forma tabellare i conteggi di ciascun amministrato; la personalizzazione è un'esigenza sentita parchè ogni amministratore ha il proprio modo di impostare i dati che possono essere adattati per il singolo condominio.

Per renderli chiari e leggibili come desiderato, per avere sempre sotto mano i dati aggiornati in tempo reale con la filosofia "quello che vedi e quello che stampi".


Con un click per aggiungere o tagliere le evidenze di righe e colonne.

 

Per allargare, restringere, le colonne del tabulato, per cambiare la dimensione del carattere, cambiare i nomi delle colonne;


Per spostare le colonne "al volo", per aggiungere nella posizione desiderata tabelle millesimali o di consumo; il tutto senza compromettere le scritture contabili già registrate.

Per stampare esattamente come visualizzato o esportare in Excel; il tutto nel modulo di interrogazione per rendere RipartoIG estremamente semplice ed intuitivo, facile anche per un bambino; non occorre essere esperti per utilizzare RipartoIG.


1.10

La gestione dei versamenti

La gestione dei versamenti delle rate condominiali è un'attività impegnativa che richiede particolare attenzione per non commettere errori.

RipartoIG comprende soluzioni software per rendere veloce, sicura e affidabile la registrazione delle rate condominiali.

La registrazione manuale dei versamenti visualizza l'elenco delle rate scadute per tutte le unità immobiliari appartenuti ad un medesimo soggetto.


E' possibile emettere certificati di pagamento elettronici come MAV o bollettini freccia anche sommati per scadenza per soggetti con più unità immobiliari.


I bollettini freccia o i MAV possono essere acquisiti elettronicamente ed effettuare "in un solo colpo" centinaia di versamenti in modo sicuro e senza la possibilità di errori. In caso di bollettini sommati RipartoIG riconosce il soggetto, le unità e i bilanci a cui si riferiscono i pagamenti delle rate condominiali.


Prospetti di controllo evidenziano "a colpo d'occhio" la situazione delle rate scadute e consentono di emettere in un attimo i solleciti di pagamento.


1.11

Gli interessi di mora delle rate condominiali

Il calcolo degli interessi di mora delle rate condominiali, se a prima vista può sembrare banale, i risvolti contabili come la tolleranza, il calcolo in base agli interessi passivi di banca, la restituzione a reddito o a fondo di accantonamento, o che diventi un credito per l'amministratore, complicano notevolmente la gestione.

RipartoIG comprende soluzioni software per impostare le regole di calcolo e non pensarci più per tutta la vita del condominio.

Può essere impostato il tasso di interesse e il periodo di tolleranza in giorni e il bilancio di riferimento ordinario o straordinario.


Oppure può essere calcolato, con il metodo dei numeri giorno, addebitando ai condomini morosi gli interessi passivi di conto corrente.


Gli interessi passivi possono diventare un credito dell'amministratore.


Prospetti di controllo evidenziano "a colpo d'occhio" il conteggio degli interessi di mora lasciando all'amministratore la facoltà di inibire l'addebito per singoli soggetti.


Oppure l'analisi analitica del conteggio per singolo soggetto.


1.12

I subentri

Il conteggio di un subentro può sembrare banale da un punto di vista teorico, ma nella pratica così non è perché possono presentarsi situazioni tali che richiedono l'intervento manuale dell'amministratore di condominio.

RipartoIG offre soluzioni rigorose per i conteggi ma che nel contempo offrono all'amministratore di condominio una spiccata flessibilità decisionale.


Opzioni per subentri di proprietari, inquilini, entrambi, attivi dal successivo bilancio, attivi da inizio bilancio, conteggio spese automatico o manuale, decisione su come gestire il saldo del cessato, conteggio in base al bilancio consuntivo o al bilancio prospettico.


Per analizzare i conteggi di RipartoIG ed intervenire manualmente per correggere le singole poste in base a considerazioni tecniche e contabili dell'amministratore di condominio.


Per gestire il saldo del cessato manualmente, per richiedere il saldo della partita, per attribuire il saldo al subentrato.


Per vedere "a colpo d'occhio" la situazione contabile dettagliata di subentri avvenuti in esercizi pregressi.


1.13

La gestione fiscale: le ritenute d'acconto

La gestione della parte fiscale richiede molta attenzione per non commettere errori che potrebbero comportare sanzioni amministrative.

Il primo passo è predisporre adeguatamente l'archivio che riporta sia le esenzioni che i codici d'esenzione.


Dati relativi al sostituto : comprendono  il nome del condominio risultante dall'atto costitutivo che corrisponde al campo "Cognome ovvero Denominazione" del modello 770,  il Codice Fiscale.


Dati relativi al percipiente delle somme: sono i dati del fornitore rilevati dalla scheda dei fornitori.  Se trattasi di Società la Partita IVA va copiata anche nel campo Codice Fiscale.


- Dati relativi alle somme erogate: sono  i dati relativi alla registrazione delle fatture di fornitori e vanno indicati: la ritenuta, le eventuali somme non soggette a ritenuta, l'IVA ed eventuali altri importi Fuori compenso.


Che corrispondono alla sezione "DATI RELATIVI ALLE SOMME EROGATE"


1.14

La delega F24 e le certificazioni

Il pagamento delle ritenute d'acconto può essere fatto direttamente da RipartoIG oppure trasferendo le ritenute da pagare al modulo fiscale FiscoIG che produce automaticamente la delega per l' F24.



Le deleghe quietanzate vengono lette da RipartoIG che effettua i corrispondenti movimenti contabili aggiornando nel contempo l'estratto conto.


Il prospetto delle ritenute versate elenca le ritenute operate per uno specifico periodo d'imposta.


Con lo strumento del mail merge (stampa unione) viene prodotto un documento di Microsoft Word per ogni fornitore con l'elenco delle ritenute d'acconto operate nel periodo d'imposta.


La correzione dei pagamenti di  ritenute avviene nel medesimo modulo che consente di correggere  i pagamenti di fatture.


1.15

La gestione fiscale: le detrazioni

All'amministratore di condominio sono sempre più richieste incombenze di natura fiscale che devono essere assolte in modo il più possibile puntuale, professionale ed automatico, come ad esempio le detrazioni fiscali per lavori di manutenzione del condominio.

Le spese di natura straordinaria possono essere "aggiunte" al bilancio ordinario in corso di gestione, ad esempio per lavori urgenti, oppure può essere creato un bilancio straordinario ad hoc.


Nel  modulo per la registrazione delle fatture è sufficiente indicare che quella fattura è detraibile fiscalmente

RipartoIG controlla gli importi  e le date di pagamento al fornitore delle fatture detraibili.

Il Conto economico è in grado  di produrre il tabulato delle spese detraibili fiscalmente, verificando se le fatture sono state pagate integralmente o parzialmente nell'anno fiscale di riferimento.



RipartoIG è in grado di capire se le fatture detraibili sono state pagate in più anni fiscali.

Il tutto in modo semplice, automatico e affidabile.

Può produrre il conteggio dettagliato analitico delle spese detraibili fiscalmente di ogni singolo soggetto amministrato


...e  il tabulato di rendicontazione delle spese detraibili fiscalmente.


1.16

Acquisizione elettronica fatture digitali

La gestione delle fatture di fornitura di energia elettrica e gas ENEL Energia ha l’obbiettivo  di snellire l'acquisizione e la registrazione in RipartoIG. Importando fatture in formato digitale RipartoIG riconosce automaticamente lo stabile, il conto effettivo o virtuale, il fornitore e riporta nel movimento contabile la descrizione, la data fattura e la data di pagamento.


 

Le scritture contabili avvengono con il metodo rigoroso della partita doppia garantendo la quadratura contabile e chiudendo automaticamente la partita con il fornitore alla data di scadenza del pagamento della fattura.

Questa funzione di acquisizione digitale delle fatture non solo garantisce sicurezza e precisione per scritture contabili esenti da errori, ma garantisce anche un notevole risparmio di tempo nelle scritture di registrazione e pagamento.
Per fare un esempio, se si hanno 100 utenze a bimestre, significa 600 fatture anno e 600 pagamenti da inserire manualmente.

1.17

Postalizzazione, inviare posta cartacea direttamente da RipartoIG

Il modulo di Postalizzazione di RipartoIG permette di trasmettere a Multidialogo sia documenti contabili comuni che personali quali tabulati di rendicontazione, solleciti, estratti conto individuali. Successivamente Multidialogo garantisce l’invio del materiale cartaceo tramite vettori postali esonerando l'amministratore dall’onere di stampa, imbustamento e di trasporto delle missive al centro postale.

L'attivazione è completamente gratuita e senza canone mentre il servizio è offerto a costi vantaggiosi rispetto ad una gestione individuale.