In Italia con la riforma del Condominio (Decreto legislativo n. 4041 - Art. 71) è stata prevista quella che da tempo si manifestava sempre più come una necessità per i proprietari di immobili, ovvero la pubblicazione dei documenti contabili di condominio e dei verbali di assemblea online.

In una società che diventa sempre più elettronica e che si aspetta che tutto diventi più rapido, efficiente ed economico la richiesta dei documenti cartacei al proprio amministratore di condominio o l'attesa del rendiconto cartaceo a casa risultava come un onere troppo dispendioso ed inefficiente.

Condominio365 in breve quindi permette all'inquilino o proprietario o amministrato di un immobile gestito da un amministratore di condominio di accedere dal web a gran parte delle informazioni che riguardano la gestione del proprio immobile e che prima erano confinate alle mura del prorio amministratore.

L'accesso avviene tramite un identificativo ed una parola d'ordine consegnate dal proprio amministratore che permettono di accedere all'interfaccia web del proprio condominio il cui indirizzo web sarà comunicato sempre dal proprio amministratore.

L'utente riceverà dal proprio amministratore tramite posta certificata, raccomandata o in maniera cartacea in sede di assemblea le credenziali e le modalità di accesso a Condominio365, un esempio di sito web e di credenziali di accesso sono disponibili sotto e possono essere utilizzate per prova

Preghiamo di fare attenzione su come 3 informazioni (sito web, nome utente, parola d'ordine) siano necessarie ed una quarta (nome e cognome) evitino di confondere credenziali di persone differenti al momento della consegna

Inserite le credenziali sopra nel sito web l'utente potrà cominciare ad usfruire dei servizi di Condominio365 e che elencheremo nei prossimi capitoli.

Il profilo dell'utente è accessibile cliccando nel menu arancione orizzontale alla voce "Profilo".

Questi dati corrispondono ai dati presenti nel gestionale dell'amministratore, se il cognome o il nome o i contatti dovessero essere errati o non aggiornati potrete quindi comunicarlo all'amministratore che li aggiornerà nel proprio gestionale ed alla prossima pubblicazione li vedrete corretti in Condominio365

L'elenco dei condomini dell'utente è accessibile cliccando nel menu arancione orizzontale alla voce "Condomini" e quindi "I Miei Condomini".

Questa pagina è utile nel caso in cui l'amministrato abbia più condomini gestiti dallo stesso amministratore, in questo caso potrà visionare quanti condomini sono pubblicati e visionare i documenti relativi a ciascun condominio.

L'elenco dei dati contabili consultabili dall'utente è accessibile cliccando nel menu arancione orizzontale alla voce "Dati Contabili" e quindi scegliendo tra i sotto menu "Lista Versamenti", "Situazione Rate", "Elenco Rate", "Registro Contabilità".

La lista versamenti include tutti i versamenti effettuati a proprio nome presso l'ufficio dell'amministratore con indicati:

• Il versante
• La data del versamento
• L'importo
• La descrizione
• L'unità immobiliare
• Il bilancio
• La rata a cui si riferisce il versamento

La situazione rate include lo stato di tutte le rate, essendo la gestione dell'ufficio che utilizza Condominio365 in partita doppia sono presenti due scritture contabili per ogni rata.

I campi per ogni rata sono i seguenti:

• Unità immobiliare
• Data
• Bilancio
• Descrizione
• Importo Dovuto
• Importo Versato

L'elenco rate include l'elenco delle rate del bilancio corrente quindi di tutte le rate che dovranno essere saldate ed apparire nel prospetto "Situazione rate".

Il registro contabilità di Condominio365 (noto anche come brogliaccio o lista movimentazioni) è uno strumento molto potente che permette di mostrare all'utente tutte le movimentazioni di denaro all'interno della gestione del proprio condominio.

Il registro di contabilità (previsto per legge dagli articoli 1129-1130 c.c) è sì molto potente ma anche di difficile lettura se non si hanno nozioni di ragioneria, è quindi disponibile su scelta dell'amministratore per la lettura di tutte le scritture contabili in una data gestione.

I campi per ogni riga del registro di contabilità sono i seguenti:

• Data registrazione
• Data Documento
• Numero Documento
• Descrizione
• Versante o Fornitore
• Versato
• Importo
• Data regolamento (se regolato)
• Regolato
• Bilancio (se preventivo o consuntivo)

L'amministratore può pubblicare anche documenti di qualunque tipo invece di produrne una copia cartacea ai suoi amministrati, l'elenco dei documenti è comodamente disponibile dal menu "Documenti".

L'amministratore come anche gli amministrati possono accedere ai forum disponibili per ogni condominio, ogni condominio ha in definitiva un forum in cui tutti i condòmini possono comunicare tra loro come anche direttamente con l'amministratore.