Manuale di Condominio365

1.1

Introduzione

condominio365 screenshot login

Condominio365 è il software di pubblicazione condominiale che ottempera alla nuova riforma del Condominio (Decreto legislativo n. 4041 - Art. 71) che prevede la pubblicazione dei documenti previsti dalla delibera assembleare ed in particolare documenti contabili di condominio, verbali di assemblea, regolamento condominiale e delibere.

Condominio365 è un servizio integrato con RipartoIG che viene attivato su richiesta del cliente aprendo uno spazio sul web ed un dominio internet a cui potranno accedere i proprietari e gli amministrati del condominio.

Nota

Condominio365 può essere attivato unitamente al servizio Studio365, molte immagini si riferiscono al prodotto attivato con Studio365.

1.2

Attivazione Condominio365

Condominio365 può essere sincronizzato con vari gestionali condominiali. Questa guida si riferisce all'attivazione di Condominio365 unitamente al nostro gestionale RipartoIG.

Questa è la modalità preferita in quanto il gestionale comunica direttamente i dati nel formato previsto dal server, nel caso di attivazione con altri gestionali fare riferimento all'assistenza telefonica.

1.3

Selezione Stabili da pubblicare

Per iniziare a pubblicare degli Stabili come prima cosa bisognerà selezionare gli Stabili da pubblicare, un amministratore infatti pur offrendo il servizio di pubblicazione potrebbe avere degli Stabili che non aderiscono o che sono temporaneamente disabilitati.

Andando nell'anagrafe stabili (quindi nella lista dei condomini gestiti dall'amministratore) si selezionerà la spunta "Web" relativa al singolo Stabile

Nota

Non è possibile selezionare tutti gli Stabili come abilitati alla pubblicazione o disabilitarli tutti in blocco, bisogna attivarli singolarmente selezionando la spunta

selezione condomini da pubblicare

Fatta la spunta comparirà un’icona con il simbolo delle "persone", gli amministrati.

selezione generazione credenziali per il condominio

Per abilitare gli amministrati affinché possano accedere al sito condominiale e leggere quanto pubblicato dall'amministratore, bisogna assegnare loro delle credenziali che consistono in uno Userid e una Password.

Per generare automaticamente le credenziali per tutti gli amministrati di uno Stabile si clicca sull’icona delle persone nella scheda Anagrafe Stabili.

L'icona rimane sempre attiva perchè quando subentreranno nuovi amministrati nello Stabile e si vorranno generare delle credenziali per questi ultimi si cliccherà nuovamente sull'icona che genererà le credenziali per chi non ne possiede ancora una.

Per capire bene il funzionamento della generazione delle credenziali è bene tenere presente che la Userid è univoca per ogni amministrato e per garantirne l'univocità verrà assegnata esclusivamente dal programma secondo questo criterio:

  • se l’amministrato nella scheda anagrafica ha indicato un indirizzo e-mail, verrà utilizzato quest'ultimo
  • negli altri casi la Userid verrà ricavata utilizzando le consonanti del nome indicato nella scheda anagrafica
  • in caso di ominimie verrano accodati dei numeri allo Userid

Le Userid e Password potranno essere aggiornate in qualsiasi momento in Anagrafe Amministrati, secondo i criteri sopra esposti, non è tuttavia permesso modificare manualmente la UserId per evitare che si assegnino UserId uguali per amministrati diversi.

credenziali Condominio365 in RipartoIG

A questo punto RipartoIG è configurato e pronto per pubblicare i condomini abilitati e i relativi amministrati.

Il capitolo successivo mostrerà come comunicare tutto quanto fatto finora al Web-Server, la struttura informatica in internet che riceverà le informazioni da pubblicare e che le renderà disponibili alla consultazione di coloro che ne avranno facoltà.

1.4

Condominio365 modulo abilitazioni

Il modulo "abilitazioni" di Condominio365 all'interno del programma RipartoIG può essere raggiunto andando su "Servizi" -> "condominio365" come mostrato sotto.

schermata di login

Il modulo "abilitazioni" di Condominio365 consente di informare il Web-Server su quali Stabili si vogliono attivare e quali amministrati avranno la facoltà di accederci.

schermata di login

Nota

Nel modulo abilitazioni sono visualizzati SOLO i condomini che sono stati precedentemente abilitati alla pubblicazione di Condominio365 andando nella scheda "Anagrafe Stabili" di RipartoIG.

E’ possibile, oltre ai proprietari e conduttori, abilitare alla consultazione anche gli "altri proprietari" ed i "cessati pregressi".

Gli "Altri proprietari" sono quei proprietari indicabili dalla scheda Anagrafiche -> Unità Immobiliari.
E' il caso ad esempio di un appartamento ereditato da più fratelli di cui uno è indicato come proprietario principale, mentre gli altri sono indicati come "Altri proprietari".
Condominio365 permette di generare credenziali specifiche per ognuno dei proprietari dell'unità immobiliare.

I "Cessati Pregressi" sono i "cessati" di bilanci precedenti, ricordiamo infatti che un "cessato" a cui ad esempio è subentrato un nuovo conduttore ha ancora accesso al condominio fino a chiusura del bilancio corrente: un cessato infatti, fino a chiusura del bilancio, potrebbe ancora avere interessi sospesi con il condominio.
Un "Cessato Pregresso" invece a chiusura bilancio dovrebbe non avere più interessi sospesi con il condominio e quindi non dovrebbe più avere accesso al condominio: spuntando l'opzione "Cessati Pregressi" si andrà a pubblicare e quindi a permettere l'accesso anche a questi ultimi.

Se quindi non viene spuntata l'opzione "Cessati Pregressi", quando un amministrato diventa un cessato (quindi gli succede un nuovo amministrato) questi non essendo più un titolare di diritti nel condominio, non avrà più accesso ai dati del condominio dal bilancio successivo (quando cioè da cessato diventerà un cessato pregresso).

Nota

Se si vuole disabilitare o meno l'accesso al condominio in maniera più selettiva a soggetti specifici del Condominio si può operare in due modi:
1. Inserire una nuova password, ripubblicare le abilitazioni e non comunicare la nuova password al soggetto.
2. Inserire una password vuota e ripubblicare le abilitazioni: in questo modo la password vuota disabilita completamente l'accesso all'utente.

L'Amministratore, attraverso le proprie credenziali (Userid e Password), è SEMPRE abilitato ad accedere a TUTTE le informazioni pubblicate.
le operazioni eseguibili sono:

  • AGGIORNA per pubblicare online un nuovo condominio mai pubblicato prima o per aggiornare la situazione degli amministrati di un condominio già pubblicato online, ad esempio in seguito a subentri in quel condominio.
  • ELIMINA per cancellare gli amministrati di un condominio (e quindi i diritti di accesso) e tutto quanto pubblicato per quel condominio.

La selezione "Amministratore" presente in alto nel modulo può essere utile per filtrare i Condomini nel caso di più Amministratori. L’indirizzo URL è utilizzato solamente in fase di installazione della procedura (vedi relative istruzioni) ed è visualizzato solo a scopo documentativo.

Nota

Un condominio non presente nella lista presentata dal modulo "Abilitazioni" non è necessariamente non presente sul Web Server: se si disabilita infatti alla pubblicazione un condominio deselezionando lo "spunta" nella anagrafica stabili questo non apparirà più nella lista del modulo "Abilitazioni" ma rimarrà sul Web-Server allo stato dell'ultima pubblicazione. Per eliminarlo effettivamente dal Web-Server abilitate temporaneamente il condominio nella anagrafica stabili e selezionate il condominio in "Abilitazioni", infine selezionate l'operazione ELIMINA e premete quindi pubblica per eliminarlo dal Web-Server.

1.5

Condominio365 Caricamento Dati

Il modulo "caricamento dati" di Condominio365 consente di pubblicare, per i condomini selezionati, i dati scelti mettendo la spunta sulle relative caselle.
Attenzione che in elenco saranno visualizzati SOLO i condomini che nella precedente fase di "Abilitazioni" saranno stati pubblicati nel Web-Server con il comando AGGIORNA.

Modulo caricamento dati di Condominio365

Le operazioni eseguibili sono:

  • AGGIORNA per inserire i dati selezionati per i condomini selezionati.
  • ELIMINA per cancellare i dati selezionati per i condomini selezionati.

I dati pubblicati saranno ricavati dagli archivi di RipartoIG, nel momento dell’esecuzione dell’operazione. E’ possibile ripubblicare successivamente lo stesso tipo di dati per i condomini selezionati, ad esempio per aggiornarli alla situazione attuale. In questo caso i precedenti dati, dello stesso tipo e per i condomini selezionati, verranno tutti eliminati ed i nuovi dati li sostituiranno.

Lista versamenti pubblicati in Condominio365

I dati precedentemente pubblicati possono essere immediatamente consultati accedendo all'indirizzo web che si è scelto per la propria installazione di Condominio365, noi utilizzeremo una installazione di esempio di un fantomatico "Onesti e Precisi Amministrazioni" all'indirizzo onestieprecisi.it accedendo come amministratore o come amministrato (le credenziali non sono necessarie).

Selezionando "Dati Pubblicati" -> "Lista Versamenti" ad esempio possiamo visionare la lista dei versamenti registrati dall'amministratore.

Nota

La demo di Condominio365 online accessibile all'indirizzo onestieprecisi.it permette di visionare alcuni dati di esempio pubblicati accedendo come amministratore o come amministrato (non sono necessarie le credenziali).

1.6

Condominio365 pubblicazione documenti

Il modulo "pubblicazione documenti" di Condominio365 consente di pubblicare documenti, cioè documenti di testo, fogli di calcolo, foto e quant’altro sia un file visualizzabile sul computer.
L’origine dei documenti può essere una delle molteplici stampe di RipartoIG, esportata automaticamente in formato "pdf", oppure una qualsiasi altra fonte, ad es. un documento di Word o una immagine JPEG.

I documenti per la loro pubblicazione devono essere qualificati, cioè devono possedere delle informazioni aggiuntive che consentano al Web-Server di associarli correttamente ad un condominio o ad un amministrato (si parla in questo caso di documenti "conformi").

Una parte delle stampe ottenute con RipartoIG soddisfa già questo requisito e sono quindi già conformi, contengono infatti già le informazioni ad esempio del condominio a cui si riferiscono estrapolate dal programma RipartoIG ed inserite come stringa numerica nel nome del file.

I documenti che ne fossero sprovvisti (ovvero non "conformi") possono comunque essere resi conformi alla pubblicazione utilizzando il modulo "pubblicazione documenti" come descritto in seguito.

pubblicazione documenti Condominio365

Nota

i documenti destinati alla pubblicazione DEVONO essere necessariamente raccolti nella cartella Condominio365/DOCUMENTI del disco di rete di RipartoIG, perché lì vengono cercati dal programma

Nel programma i documenti sono raccolti e visualizzati in quattro palette:

  • Documenti DA PUBBLICARE: sono quelli destinati alla pubblicazione in quanto conformi, dopo essere stati selezionati possono essere CARICATI o ELIMINATI dal Web-Server (in entrambi i casi spariranno dall’elenco)
  • Documenti GIA’ PUBBLICATI: sono quelli presenti nel Web-Server, dopo essere stati selezionati possono essere AGGIORNATI con nuove caratteristiche (nome del file, cartella del file etc), o ELIMINATI
  • Documenti NON PUBBLICABILI: sono documenti estranei ai condomini pubblicati, potrebbero ad esempio essere stati associati ad un condominio che non è più presente sul Web-Server, dopo essere stati selezionati possono essere ELIMINATI
  • Documenti NON CONFORMI: sono documenti che possono essere resi conformi alla pubblicazione, in alternativa dopo essere stati selezionati possono essere ELIMINATI

I documenti nelle varie schede compaiono con le loro informazioni caratteristiche:

  • TITOLO è il nome del documento come apparirà alla consultazione in internet
  • RAGGRUPPAMENTO è la cartella che in internet raccoglierà il documento (ve ne sono alcune già preconfigurate)
  • CONDOMINIO è il nome del condominio al quale appartiene il documento.

A seconda della scheda visualizzata è possibile modificare o completare le informazioni dei documenti, facendo ‘doppio click’ con il mouse sulla corrispondente riga in elenco e poi confermando con l’apposito tasto. modifica dati dei documenti di Condominio365

I documenti pubblicati possono essere immediatamente visualizzati accedendo all'indirizzo web che si è scelto per la propria installazione di Condominio365, noi utilizzeremo una installazione di esempio di un fantomatico "Onesti e Precisi Amministrazioni" all'indirizzo onestieprecisi.it accedendo come amministratore o come amministrato (non sono necessarie credenziali).

Selezionando "Dati Pubblicati" -> "Documenti" ad esempio possiamo visionare l'elenco dei documenti divisi per condominio e per cartella scelta dall'amministratore.

Per caricare dei nuovi documenti quindi si può procedere in due maniere, si può scegliere una stampa di RipartoIG e cliccare sul pulsante con una "P" come evidenziato nell'immagine sotto.

pubblicazione documenti Condominio365 pulsante esportazione

Il file verrà esportato nella cartella Condominio365/DOCUMENTI del disco di rete di RipartoIG ed apparirà tra i documenti "DA PUBBLICARE" pronto per essere inviato.

In alternativa si può copiare manualmente un qualsiasi file nella cartella Condominio365/DOCUMENTI del disco di rete ed il file apparirà tra i file "NON CONFORMI", basterà un doppio click e la selezione del Condominio e del Raggruppamento per farlo apparire tra i documenti "DA PUBBLICARE".

1.7

Condominio365 chiarimenti

Come abbiamo visto nel modulo abilitazioni è possibile anche pubblicare i Cessati Pregressi, quando un amministrato lascia uno Stabile e si ha un subentro di un nuovo amministrato il primo diventa un "cessato pregresso", questa persona potrà ancora accedere a Condominio365 (in quanto potrebbe essere presente in qualche altro Stabile) ma non vedrà più i dati relativi allo stabile per cui è cessata la sua presenza.

Nota

Se un amministrato non è attivo in nessuno Stabile ma è soltanto cessato pregresso avrà una lista vuota di Stabili e non potrà visionare nulla da Condominio365

Se si vuole disabilitare completamente l'accesso a questo cessato si può generare una password nuova e non comunicarla all'amministrato oppure settare la password come vuota.