Tra i sempre crescenti compiti dell'amministratore di condominio vi è anche quello di ricordare scadenze, pagamenti, interventi, assemblee e riunioni condominiali.

Una gran parte del lavoro extra contabile dell'amministratore consiste nel ricevere segnalazioni dai propri amministrati che possono riguardare interventi urgenti alle parti comuni o semplici richieste che vanno tuttavia ottemperate e opportunamente registrate.

Stessa cosa per le scadenze (spesso obbligatorie per legge) di chiusura e apertura del riscaldamento condominiale, controllo della messa a terra condominiale, verifica ascensori e rinnovo copertura assicurativa condominiale.

Una gestione cartacea di queste informazioni ha i seguenti svantaggi:

• il cartaceo non è indicizzabile, se volete verificare quante richieste di intervento avete ricevuto dalla signora Maria dell'unità 4 del Condominio Primula dovrete necessariamente scorrervi tutti gli interventi del Condominio.
• il cartaceo non può avvisarvi proattivamente di una scadenza, dovrete essere voi a verificare costantemente le scadenze.
• il cartaceo è difficilmente gestibile in maniera sicura, un foglio perso è una informazione persa per sempre, non esistono backup (e se esistono sono ridondanti e generano ancora più confusione).
• il cartaceo non ha struttura, non saprete chi ha scritto cosa, quando ha scritto un documento e a quando risale l'ultima modifica. Se anche imposterete delle regole ferree di compilazione dei documenti qualche campo rimarrà sempre in bianco.

il cartaceo è difficilmente gestibile in maniera sicura, un foglio perso è una informazione persa per sempre

Se consideriamo poi che l'amministratore gestisce più condomini e spesso il compito più difficile è proprio organizzare le informazioni e renderle accessibili in breve tempo ci accorgeremo in breve che una gestione esclusivamente cartacea non è efficace.

A definire cosa debba essere trattato digitalmente concorre anche la norma UNI 10801 che definisce il cosìdetto "fascicolo immobiliare" di cui elenchiamo il contenuto:

1. libro dei verbali vidimato da un notaio;
2. planimetria aggiornata dello stabile e/o degli stabili nel caso di comprensorio immobiliare, con la data dell'ultimo aggiornamento;
3. elaborato planimetrico con la rappresentazione delle parti e luoghi comuni costituenti la comunione generale e le eventuali comunioni parziali;
4. anagrafica dei partecipanti aventi titolo al condominio con i riferimenti catastali indicati nella planimetria di cui al precedente 2);
5. scheda grafico-tecnica dell'impianto di riscaldamento centrale;
6. scheda grafico-tecnica dell'impianto centrale di raffrescamento;
7. scheda grafico-tecnica dell'impianto di adduzione acqua sanitaria;
8. scheda grafico-tecnica della rete di smaltimento delle acque bianche e nere;
9. scheda grafico-tecnica dell'impianto di adduzione gas di rete;
10. scheda grafico-tecnica dell'impianto elettrico comune;
11. scheda grafico-tecnica dell'impianto telefonico;
12. scheda grafico-tecnica per ogni elevatore di persone, merci e/o auto;
13. scheda grafico-tecnica per ogni impianto comune per la ricezione televisiva;
14. scheda grafico-tecnica dell'impianto antincendio;
15. copia autentica della polizza globale;
16. fascicolo della raccolta di tutti gli attestati di conformità integrale degli impianti (da 5 a 14) con nulla osta VV.FF., se dovuto;
17. decreti di vincolo ai sensi della legge 01/06/1939 n. 1089 e successive modifiche e integrazioni;
18. tabelle dei millesimi di proprietà generale e tabelle derivate per il riparto delle spese complete dell'elaborato di calcolo;
19. regolamento condominiale o di gestione, se esistente, con la chiara indicazione della data del verbale di approvazione, se trattasi del regolamento assembleare o del rogito - allegandone copia originale - se trattasi di regolamento contrattuale; a questo saranno fascicolati tutti i verbali e/o atti delle eventuali modifiche succedutesi nel tempo;
20. raccolta dei rendiconti e riparti degli ultimi cinque anni approvati dalle rispettive assemblee con la firma di convalida del presidente dell'assemblea, del segretario e dell'amministratore, per la verifica dell'autenticità;
21. raccolta dei contratti stipulati;
22. atti e convenzioni costitutivi di servitù prediali e di altri diritti di terzi;
23. raccolta dei giustificativi di spesa per i quali la legge prevede la conservazione per periodi superiori ai cinque anni;
24. tutte le scritture e le documentazioni previste dalla legge e connesse con il nuovo ruolo del sostituto di imposta del condominio;
25. codice fiscale se ed in quanto dovuto;
26. partita IVA dell'amministratore

Tuttta la documentazione contemplata dalla norma uni 10801 può essere comodamente catalogata tramite "pratiche" o contenitori in PlanIG.

PlanIG è una agenda digitale che permette di gestire tutte le informazioni inerenti al condominio in maniera digitale e con pochi click. Inoltre PlanIG gestisce bene anche una gestione cartacea parallela, si può infatti stampare in maniera ordinata e strutturata tutte le informazioni presenti in PlanIG, dalle attività alle pratiche alle schede dei fornitori e degli amministrati, le stampe hanno codici numerici univoci che possono essere trattati facilmente con lettori di codici a barre.

L'agenda di PlanIG si alimenta automaticamente dei dati del gestionale RipartoIG o di semplici file Excel formattati opportunamente quindi risulterà semplice importare i dati da diversi gestionali.

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