L'inserimento delle bollette elettriche, gas e riscaldamento è un dispendio di tempo ed energie non indifferente per l'amministratore di condominio specialmente se si tiene in conto la possibilità di errore nella trascrizione dei documenti di fattura cartacei e la loro successiva correzione.

Un piccolo amministratore che gestisca una ventina di condomini con una media di 3 contatori a condominio (luce, ascensore, scala ad esempio) si troverà ad inserire a bimestre una sessantina di fatture ed annualmente quasi 400 fatture.

Fin dalle prime versioni, il nostro software di gestione condominiale RipartoIG ha permesso l'inserimento rapido delle fatture a partire dal numero di utenza; ciò permette di inserire unicamente il numero di utenza e l'importo della fattura e di vedersi precompilati i campi condominio, conto, bilancio e data di inserimento oltre ovviamente a ritrovarsi preimpostate le ripartizioni su conti virtuali o effettivi.

Con la fatturazione digitale, impropriamente chiamata "fatturazione elettronica" (con quest'ultima si intende la fatturazione con il sistema di interscambio per ora utilizzato soltanto dalle pubbliche amministrazioni) tutto diventa molto più veloce. La "Fatturazione Digitale" infatti rende disponibili digitalmente ed in formato strutturato i dati della fattura.

Il grande passo è che non solo la fattura è digitale quindi non cartacea e senza onere di invio cartaceo, ma i suoi dati sono di tipo "strutturato", ovvero disponibili in un formato leggibile (XML o CSV). Per intenderci la scansione di una fattura cartacea in formato JPEG è si un formato digitale di fattura ma non è certamente strutturato.

Non esistendo un formato comune per digitalizzare le fatture in dati strutturati, ogni fornitore si sta adoperando di propria iniziativa per rendere disponibili digitalmente le proprie fatture, tra questi ENEL Energia che con il sistema Web EDI permette all'amministratore di condominio di scaricare in formato digitale le fatture sia come PDF del documento originale (a fini magari documentativi o di successiva stampa) che in formato XML.

In pratica, accedendo al portale https://wea.enel.it  (con browser Internet Explorer in quanto altri browser stranamente non sono supportati) l'amministratore ha a disposizione un'area riservata dove può effettuare il download sia delle fatture in formato Pdf di ogni condominio, sia del file in formato .XML oppure .CSV contenente tutti i dati di fatturazione di tutti i condomini.

RipartoIG a partire dal file XML è in grado di recepire tutte le fatture del condominio e di assegnarle ai relativi conti di spesa. Nel caso in cui sia disponibile una banca di appoggio indicata è anche in grado di regolare la fattura autonomamente alla data di scadenza della fattura.

Tramite la collaborazione con Wingoo S.r.l. , Agenzia Business Partner di Enel specializzata nel veicolare le soluzioni dedicate al condominio, INVE Consulting fornisce inoltre un interlocutore professionale a cui affidarsi per avere un'assistenza dedicata e personalizzata che offra tutti i servizi di un Punto Enel (variazioni anagrafiche, variazioni di potenza, installazione di nuovi contatori, volture, copie delle fatture, rateizzazioni delle bollette, etc.).

Questa nuova funzionalità (che probabilmente verrà replicata con altri fornitori che si attrezzino per la fatturazione digitale) è quindi un enorme aiuto in termini di tempo ed efficienza per lo studio di amministrazione.